Non in tutti i casi è possibile lavorare da remoto. Inoltre, bisogna fare attenzione a come si svolge il proprio lavoro non essendo in sede.
Quali gli aspetti importanti in termini di sicurezza dei dati e soprattutto in termini di gestione del proprio tempo?
Home Working e Smart Working
Essendo una società di consulenza, da sempre abbiamo più o meno lavorato da remoto, ovvero non necessariamente in ufficio.
Il periodo del lockdown quindi non ha cambiato molto le nostre abitudini sotto questo punto di vista. Nessuno di noi tuttavia avrebbe mai immaginato di sbilanciare così tanto la propria vita lavorativa, rimanendo praticamente sempre a casa.
Nonostante si sia da subito parlato di Smart Working, almeno a livello di mass media, abbiamo avviato una indagine e sondaggio interno per valutare alcuni aspetti di questa "nuova modalità" di lavoro. Una delle principali evidenze emerse è la mancata conoscenza della differenza tra Home Working e Smart Working.
Ovvero il primo dei due termini fa riferimento allo svolgere il medesimo lavoro in ufficio, semplicemente stando a casa.
Il secondo al contrario fa riferimento allo svolgere sì il medesimo lavoro di prima ma in modi differenti, ovvero non necessariamente negli stessi orari oppure in modo diverso, maggiormente orientato agli obiettivi.
Ma cosa abbiamo fatto concretamente?
1) Abbiamo incentivato ancora di più l'utilizzo di strumenti che la suite Microsoft, di cui noi siamo forti utilizzatori, ci ha messo a disposizione. In particolare, Teams, Planner, Stream e Sway
- Definendo per ogni progetto, il team di progetto, e le varie responsabilità
- Utilizzando Microsoft Planner e Microsoft Teams per collaborare e condividere le informazioni di progetto, usando Microsoft Stream per condividere conoscenza, a volte un video è molto più efficace di testo o audio
È fondamentale avere uno strumento, che non siano solo le mail o excel che permetta di gestire in maniera agile lo sviluppo delle attività. Certo, potremmo utilizzare anche Microsoft Project, ma per le tipologie di progetto che seguiamo può essere sufficiente Planner.
Questi strumenti possono agevolare molto l'adozione della modalità smart working.
In Stream abbiamo caricato più di 2 giorni di video dedicati alla formazione interna sulle tematiche di Security SAP.
Microsoft Sway è stato utilizzato per creare dei percorsi, sotto forma di Story Telling per uniformare e presentare i contenuti presenti in Teams e Stream in un modo sequenziale e strutturato.
2) Abbiamo deciso di dotare tutti i dipendenti delle migliori cuffie presenti sul mercato in ambito di call conference. Oltre ai device portatili.
Non è finita, tramite Microsoft Teams abbiamo recentemente abbandonato tutti i telefoni fisici a favore della fonia di Microsoft (guarda qui la nostra case history).
In questo modo le cuffie sono diventate ancora più strategiche e permettono a chiunque di rispondere alle chiamate che arrivano in ufficio, pur non essendo fisicamente lì.
Che cosa abbiamo imparato?
- Che è importante effettuare sempre una analisi dei rischi. In questo le nostre certificazioni, partendo dalla 9001 (qualità), 27001 (Sicurezza dei dati) ed in ultimo la ISO20000 (per la gestione ed erogazione dei servizi IT, fatta in periodo di lock down) ci hanno insegnato molto, permettendoci di attivare diverse "mitigazioni" ben prima di questi eventi
- Ridurre al minimo le riunioni e la durata puntando su strumenti di condivisione degli avanzamenti ragionando in modalità agile per quanto più possibile. Spesso si tende a fissare riunioni infinite dove si esce ed entra senza obiettivi
- Gli strumenti servono. Avere un notebook è importante così come delle buone cuffie per stare al telefono senza disturbi di sottofondo. Non solo hardware quindi ma anche software. La suite di Microsoft ci ha permesso di risparmiare moltissimo in termini di gestione del comparto IT e modalità di accessi remoti, rispettando i livelli di sicurezza che avevamo immaginato
- L'opinione conta. Di tutti. Per questo tramite l'uso di Microsoft Forms abbiamo di frequente effettuato indagini specifiche per valutare se e come intervenire
- L'aspetto umano non deve essere sottovalutato. Anche se riesci a gestire tutto da remoto, questo aspetto rimane comunque impossibile, almeno per ora da sostituire.