Nel corso degli anni abbiamo affrontato centinaia di progetti di questo tipo. Per società con qualche centinaio di utenti fino a società con decine di migliaia di utenze.
Ovvero la revisione completa del modello autorizzativo SAP, per tutte le utenze coinvolte nel sistema o sistemi.
Ma in alcuni casi era chiaro chi coinvolgere, in altri no. Quindi se hai intenzione di far partire delle iniziative di questo tipo meglio sapere prima chi servirà.
Si tratta di una iniziativa progettuale che va a rivedere il modello autorizzativo definito a sistema in questo momento.
Nel contesto di SAP questo si traduce nella maggior parte dei casi nell'introduzione del paradigma Role Based Access Control (RBAC) e quindi nell'introduzione di figure professionali aziendali che saranno poi assegnate alle utenze.
Infatti, non è così scontato che quando arrivi in azienda un nuovo collaboratore si sappia esattamente cosa dovrà fare, anzi spesso si chiede un utente di riferimento come esempio (pratica non necessariamente sbagliata), senza ragionare sulla figura che dovrà ricoprire.
Questo può portare alla stratificazione dei permessi o abilitazioni assegnate alle utenze e nel corso degli anni far perdere il controllo del "chi fa cosa" in azienda.
Sono molteplici i motivi di questa scelta. E dipendono anche dallo sponsor di questa iniziativa ad esempio (non ordinati per importanza e solo qualche esempio):
Non necessariamente tutti gli attori sopra coinvolti hanno lo stesso scopo.
C'è chi privilegerà gli aspetti di IT operation, ovvero di semplificazione del modello per risparmiare tempo nei momenti di gestione quotidiana del modello autorizzativo.
C'è chi privilegerà gli aspetti di controllo del modello autorizzativo, chi avrà un focus più sulla sicurezza del sistema e chi infine vedrà questi aspetti, spesso, come un obbligo dovuto a regolamenti normativi per finalità di approvazione di bilancio.
Più in generale potremmo effettuare un sommario delle principali ragioni nel modo seguente.
Ognuno degli aspetti sopra può essere visto come una prospettiva a sé. Non necessariamente la ragione può essere una di quelle elencate sopra, ma spesso sono richieste "cumulative". Chiaramente quanto sopra vale per i sistemi ERP, ad esempio, S/4HANA o per qualsiasi altro sistema SAP.
In ogni caso se questa iniziativa viene gestita con lo scopo previsto, può portare un ritorno (anche di riduzione dei costi e tempi di gestione di questi aspetti).
Questo è uno degli aspetti fondamentali. Se pensi che arrivi la società di consulenza e dopo settimane o mesi di studi/analisi ti consegni le chiavi per avviare il nuovo sistema, stai commettendo un pericoloso errore.
Ecco se hai risposto sì ad almeno una delle domande sopra, conviene che prosegui nella lettura.
Ricordati che la società di turno può dare sicuramente dei suggerimenti e delle proposte. Ma la definizione del "chi fa cosa" in azienda è solo dell'azienda stessa.
Può essere un progetto di questo tipo governato solo dall'IT. Sì ma a patto che l'IT sia forte. Che cosa intendo. Che l'IT deve conoscere tutti i processi coinvolti a livello funzionale e tecnico oltre a sapere cosa di fatto fanno le persone. Ci è capitato di farlo in alcuni contesti e nel medio lungo periodo ha portato i medesimi vantaggi di averlo fatto con il business direttamente. Contattaci per scoprire ulteriori dettagli!
Questo chiaramente dipende dai volumi. Stiamo parlando di una società di 100 utenze SAP oppure di una società con decine di migliaia di utenti sparsi per diverse geografie e con molta complessità nelle proprie strutture?
Ovviamente sono due scenari diversi. E quindi è plausibile passare da qualche mese ad un anno o poco più di progetto.