Cosa significa process mining? Tu conosci realmente cosa accade nel tuo sistema?
Lo studio dei processi aziendali può portare benefici anche alle tematiche di sicurezza e protezione dei dati?
Il process mining è una tecnica che consente, tramite l’utilizzo di algoritmi di mining, l’analisi dei processi di business basata sulle informazioni contenute nei log dei sistemi.
I log descrivono tipi di eventi:
I dati estratti possono essere analizzati sotto di verse prospettive ad esempio:
Nell’attuale contesto le aziende hanno necessità di sviluppare modalità di monitoraggio continuo dei processi aziendali al fine di garantirne il loro ottimale funzionamento. Nel contesto SAP, l'introduzione di sistemi HANA ed S/4HANA può costituire un vantaggio rendendo necessari progetti di migrazione e una riflessione sul flusso delle attività nei processi aziendali.
Il process mining diviene quindi un fattore abilitante in quanto scopre le cause profonde delle inefficienze dei processi attraverso la:
È frequente tuttavia trovare aziende che non effettuano in maniera continua il monitoraggio dei processi e la rilevazione delle diversità tra il processo originariamente disegnato e il modo in cui lo stesso si svolge. Spesso, quando avviene, il risultato di tale confronto lo si vede solo nelle fasi iniziali di un progetto, specialmente nel contesto SAP.
La mancata attuazione di attività di monitoraggio del flusso delle attività dei processi può rappresentare, quindi, una grave carenza all’interno dei sistemi di controllo aziendali e determinare conseguenze in termini di efficienza dei processi stessi e in termini di mancanza di sicurezza dei dati, specialmente in contesti dove la Segregation of Duties (SoD) è particolarmente rilevante.
Il Process Mining, attraverso un approccio bottom-up, può colmare tale carenza e consentire una attenta rilevazione del processo e l’identificazione degli interventi per renderlo più efficiente e più sicuro.
Un percorso formato da quattro fasi:
Spesso la mole di dati da gestire non permette di utilizzare degli strumenti già disponibili, ad esempio della suite di Office. Servono strumenti specifici progettati per questo tipo di analisi. Uno di questi è CELONIS che, tramite applicazioni e connettori sviluppati ad hoc, si integra con i prodotti del portafoglio SAP (tra cui S/4HANA, Ariba C/4 e Concur).
Ogni interazione con il sistema, lascia in SAP una “impronta digitale”. L’applicazione di Process Mining acquisisce tali tracce e ricostruisce automaticamente i processi aziendali end-to-end visualizzando come gli stessi siano stati eseguiti e mettendo in evidenza eventuali “attriti” che si sono presentati sotto forma di “violazioni” rispetto al processo “standard” o “colli di bottiglia”.
L'immagine che segue visualizza, ad esempio, le tre più frequenti varianti (che rappresentano il 92% degli eventi contenuti nel Log analizzato) con cui si è svolto il processo Account Payables e gli effetti che l’introduzione delle due attività (“change baseline date”/“cancel invoice receipt”) producono, ad esempio, sui tempi di conclusione del processo.
Tale informazione, adeguatamente analizzata può consentire di svolgere interventi mirati alla eliminazione della causa che introduce la necessità dei due step non originariamente previsti:
Oltre all’identificazione degli “attriti”, lo studio dei processi, automatizzato o meno, può essere utile per rilevare il flusso di gestione dei dati personali (e quindi la valutazione della compliance al GDPR), per valutare criticità in termini di segregation of duties, ma anche supportare le aziende nell’avviare azioni mirate di SAP Data Loss Prevention.