I controlli interni a supporto del CFO (Chief Financial Officer), cosa significa?
A cosa serve un processo di gestione dei controlli interni? Ne parlo in questo articolo!
Il controllo interno è definito come un processo, svolto dal Consiglio di Amministrazione, dai dirigenti e da altri operatori della struttura aziendale, che si prefigge di fornire una ragionevole sicurezza circa la realizzazione degli obiettivi rientranti nelle seguenti categorie.
Il controllo interno, quindi, viene svolto con continuità all’interno dell’organizzazione ed è considerato, in questa accezione, uno strumento di aiuto e di verifica circa il perseguimento degli obiettivi aziendali.
Facciamo un esempio: se un’organizzazione si prefigge di aumentare le sue vendite del 10% in un anno, una verifica periodica, mensile o trimestrale, dell’andamento dei risultati di vendita rispetto a quanto prefissato come obiettivo permetterà di tenere la barra e di capire se l’obiettivo può essere raggiunto.
Non solo.
A fronte di discrepanze tra i valori obiettivo e i risultati effettivamente conseguiti, sarà possibile definire azioni correttive specifiche per quell’obiettivo. L’attività di verifica e di confronto tra valori di budget e i risultati consuntivi funziona quindi come strumento di monitoraggio; esso è un esempio di controllo interno.
I controlli possono essere classificati in diversi modi. A seconda del posizionamento all’interno di un processo, possono essere distinti in:
Invece, in funzione dell’ausilio o meno dei sistemi informativi, possono essere classificati in due modi:
È importante mantenere un equilibrio adeguato alla struttura organizzativa: se è vero, infatti, che il progresso tecnologico consente di automatizzare molte attività e, quindi, anche molti controlli, la cura e il giudizio professionale umano restano un punto fermo nella costruzione di un solido sistema di controlli.
Il sistema gestionale SAP nasce già in una logica "control-based" in tutti i moduli che lo compongono e, soprattutto, nell’area FI-CO (Finanziaria e del controllo di gestione).
A partire dai check di quadratura delle scritture contabili, passando per i settaggi delle anagrafiche clienti, fornitori e conti contabili, fino alla profilazione degli accessi a sistema nel rispetto dei principi della Segregation Of Duties (matrice SoD) e alla definizione dei parametri per la gestione degli ordini di acquisto e di vendita.
Tutti questi controlli assicurano la corretta esecuzione delle singole transazioni, in linea con gli obiettivi e i valori aziendali e a tutela di potenziali errori.
Il sistema SAP, però, permette di fare molto di più: grazie alla sua organizzazione per tabelle, è possibile andare oltre alla logica della verifica sulla singola transazione ed effettuare analisi e controlli sull’intera popolazione dei dati aziendali, al fine di verificare l’accuratezza, la completezza, la competenza e la corretta classificazione delle informazioni registrate.
Queste analisi possono anche aiutare l’organizzazione a cercare l’ago nel pagliaio, ovvero le transazioni fraudolente, singole eccezioni nascoste all’interno di ingenti volumi di dati.
Per fare questo servono strumenti ad hoc: i data analytics.
I data analytics sono software specializzati nell’analisi delle grandi moli di dati provenienti dai sistemi gestionali aziendali.
Per capire con che logica ragionano, facciamoci alcune domande:
Con gli analytics possiamo acquisire conoscenza e informazioni dai nostri dati e agire di conseguenza, attraverso l’uso di funzioni dedicate che permettono di:
Proviamo a fare alcuni esempi applicativi per sottolineare la portata dei data analytics.
Immaginiamo di essere un’azienda che gestisce normalmente un gran numero di ordini di acquisto di piccoli importi e ripetuti nel tempo.
Per questi acquisti, esiste un accordo con il fornitore per il quale la fattura viene inviata con cadenza mensile.
I data analytics permettono di interrogare le tabelle in cui sono salvate queste informazioni e di creare, attraverso specifiche funzionalità di “join”, il match tra ordine, entrata merce e fattura, restituendo la lista (eventuale) delle eccezioni.
Ulteriore esempio. Sempre la stessa azienda ha bisogno di monitorare i flussi di pagamento per evitare di pagare due volte lo stesso fornitore;
Il processo in essere prevede tre passaggi.
Una volta effettuato il pagamento, la banca provvede a trasmettere il flusso di ritorno all’azienda.
Con i data analytics è possibile effettuare controlli di coerenza tra i due flussi.
Eccone alcuni tra i principali.
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