Cosa è l'audit trail di SAP e come funziona? A chi serve?
Per quale motivo è stato introdotto da SAP?
Perché è stato introdotto da SAP?
Per comprendere al meglio la motivazione per la quale SAP ha introdotto un log specifico, bisogna partire dalle regolamentazioni americane.
Infatti, la Federal Drug Administration (FDA) americana, richiede alle società farmaceutiche che desiderano commercializzare i loro prodotti negli Stati Uniti una tracciatura completa del loro processo produttivo.
Questo include tutte le operazioni che influenzano la qualità del prodotto che vengono eseguite durante il processo di produzione e distribuzione di un determinato farmaco.
In generale in un sistema gestionale i dati che vengono gestiti o elaborati durante questi processi sono potenzialmente soggetti a frequenti cambiamenti. La FDA richiede quindi che ogni modifica di tali dati sia documentata in un registro delle modifiche.
In questo registro, tutte le modifiche ai dati devono essere completamente tracciabili. Alcuni dei dati che devono essere presenti sono i seguenti:
- la data e l'ora della modifica
- il tipo di modifica
- il valore dei dati prima e dopo la modifica
- l'identificazione della persona che ha effettuato la modifica
Questa modalità di registrare queste modifiche è di fatto un prerequisito fondamentale che deve essere soddisfatto per la conformità alle GMP ovvero le norme per le buone pratiche di fabbricazione (GMP). Approfondisci qui (SAP GXP Compliance).
Di fatto questi regolamenti sono diventati quasi uno standard in molti altri paesi, oltre agli Stati Uniti.
In SAP esistono ed esistevano già tutta una serie di log e registri per archiviare le modifiche. Tuttavia, quanto presente non era sufficiente per le regolamentazioni prodotte dell'FDA (vedi ad esempio la "Final Rule 21 CFR Part 11 Electronic Records".
Per questo motivo la funzione Audit Trail estende le opzioni precedentemente disponibili in modo facilitare e semplificare la gestione dei log, in conformità con i requisiti FDA.
Audit trail, transazioni utili
È utile ricordare che in passato le transazioni principali per utilizzare l'audit trail erano le seguenti, ad esempio:
- AUT01 Configuration of Logging
- AUT02 Configuration of Navigation Help
- AUT03 Display Configuration
- AUT04 Configuration of Long Text Logs
- AUT05 Deletion of Long Texts
- AUT10 Evaluation of Audit Trail
Infatti, l'Audit Trail (componente BC-SRV-ASF-AT) fa tecnicamente parte del SAP Information Lifecycle Managements (ILM) nel componente SAP_BASIS ed è il successore dell'Electronic Records (LO-ELR).
Nelle ultime release è possibile ampliare ulteriormente le funzionalità previste (come la gestione dei testi estesi e la lettura dei dati in archivio) con nuove transazioni (simili a quelle del passato) ovvero:
- S_AUT01 Maintain Logging Setting
- S_AUT02 Maintain Navigation Help
- S_AUT03 Display Logging Setting
- S_AUT04 Maintain Long Text Logging
- S_AUT05 Deletion of Long Text Logs
- S_AUT10 Evaluating New Audit Trail
Attenzione l'Electronic Records (ovvero le transazioni AUT*) e l'Audit Trail (transazioni S_AUT*) non possono essere utilizzati in contemporanea.
Vedi anche seguenti note:
- 2268131 - S4TWL - Electronic Records
- 1425152 - Replacing Electronic Records w/ Audit Trail (Basis function)
